Noi Reguli pentru Locatarii de Blocuri: Semn?tura Electronic? Devine Obligatorie
Asocia?iile de proprietari trebuie s? urmeze mai mul?i pa?i pentru a ob?ine semn?tura electronic?, inclusiv prezentarea anumitor documente necesare pentru activarea acesteia. Care sunt documentele necesare?
Începând cu 1 iulie 2024, toate asocia?iile de proprietari, inclusiv cele care nu emit facturi, vor fi obligate s? utilizeze sistemul RO e-Factura. Acest pas este necesar pentru a putea desc?rca facturile de la furnizori. Administratorii de bloc, în calitatea lor oficial?, vor trebui s? de?in? semn?tura electronic?.
Laura Firica: Administrator Gala Ad Imob , a detaliat c? primul pas pentru o asocia?ie este s? ob?in? semn?tura electronic? ?i certificatul corespunz?tor. Acest lucru se poate realiza la nivelul asocia?iei. Aici este împuternicit? o persoan?, de obicei administratorul sau firma de administrare, respectiv persoana care de?ine atestatul.
Pa?ii de urmat în cazul unei societ??i care administreaz? mai multe asocia?ii
În cazul unei societ??i care administreaz? mai multe asocia?ii, este recomandabil s? se ob?in? o singur? semn?tur?. Dup? aceasta, se instaleaz? pe un calculator ?i se acceseaz? spa?iul virtual ?i platforma e-Factura. Conform informa?iilor oferite, se selecteaz? CUI-ul ?i se acceseaz? spa?iul virtual al fiec?rei asocia?ii. In cazul unei firme, aceasta suport? costurile pentru ob?inerea semn?turii electronice. Ulterior, ele sunt decontate de c?tre asocia?ie.
Documentele necesare dup? ce se ob?ine semn?tura electronic?
Odat? ce asocia?ia de proprietari are semn?tura electronic?, î?i creeaz? spa?iul virtual pe site-ul ANAF. Se vor ata?a urm?toarele documente:
- împuternicirea de la asocia?ia de proprietari,
- certificatul persoanei care de?ine semn?tura electronic?
- procesul verbal care atest? alegerea pre?edintelui asocia?iei de proprietari.
Persoana care de?ine dreptul de semn?tur? electronic? trebuie s? aib? ?i o adres? de e-mail. Pe mail se va primi notificarea c? are acces la spa?iul virtual, unde va efectua toate opera?iunile necesare, inclusiv înc?rcarea ?i desc?rcarea facturilor emise de furnizori.
Când are facturi de emis le încarc? acolo ?i tot aici descarc? facturile emise de furnizori. De exemplu, ENGIE a transmis asocia?iilor de proprietari c? de la 1 iulie va emite doar facturi prin e-factura. La acest moment CAO, Termo emit în paralel facturi, fizic, dar ?i în e-factura. Mul?i se sperie, dar nu este greu, a explicat Laura Firica: Administrator Gala Ad Imob.
Ghidul pentru utilizarea sistemului na?ional de facturare electronic?
Iat? un rezumat al pa?ilor esen?iali din Ghidul pentru utilizarea sistemului na?ional de facturare electronic?, postat pe site-ul ANAF:
Achizi?ionarea semn?turii electronice ?i a certificatului digital. Primul pas este s? achizi?iona?i semn?tura electronic? ?i certificatul digital de la unul dintre furnizorii agrea?i. Fiecare furnizor are propriile instruc?iuni pentru achizi?ionarea certificatului ?i verificarea cump?r?torului prin video, precum ?i documentele necesare pentru activarea acestuia.
Instalarea certificatului ?i completarea documentului de confirmare. Dup? instalarea certificatului pe calculator, completa?i documentul de confirmare solicitat de ANAF pentru crearea contului SPV. Acest document trebuie completat în partea de sus. El trebuie semnat cu certificatul instalat ?i trimis sau uploadat la furnizorul de certificate pentru contra-semnare.
Înc?rcarea documentului de confirmare ?i completarea informa?iilor pe pagina ANAF. Dup? primirea documentului de confirmare semnat de persoana cu semn?tura electronic? ?i de furnizorul de certificate, înc?rca?i-l în câmpul corespunz?tor de pe pagina ANAF. Completa?i toate câmpurile necesare. În câmpul pentru înc?rcarea documentelor justificative, include?i o arhiv? zip. Ea va con?ine copia scanat? a CI-ului solicitantului ?i dovada scanat? de reprezentare legal?.
Confirmarea cre?rii contului SPV ?i autentificarea în SPV. Dup? transmiterea documentelor, ve?i primi confirmarea pe email c? v-a fost creat contul SPV. Persoana cu semn?tura electronic? se va putea autentifica în SPV de pe site-ul ANAF. Se va utiliza sec?iunea Autentificare certificat.
Asocia?ia de proprietari poate emite dou? tipuri de facturi
Pentru asocia?iile de proprietari care emit facturi ?i nu folosesc un program de contabilitate, este recomandat s? achizi?ioneze un soft de facturare. Acesta trebuie s? permit? generarea xml-urilor pentru transmiterea la ANAF. Un alt mod este de a se utiliza aplica?ia web pus? la dispozi?ie de ANAF.
Asocia?ia de proprietari poate emite dou? tipuri de facturi distincte:
Facturi pentru costurile de între?inere, incluzând fonduri sau penaliz?ri, emise c?tre proprietari.
Facturi pentru activit??i economice. Este cazul chiriilor pentru spa?ii, taxele pentru publicitate pe bannere, sau contravaloarea g?zduirii antenelor de telefonie.